○守口市門真市消防組合文書取扱規程
平成8年3月1日
守口市門真市消防組合規程第1号
守口市門真市消防組合文書取扱規程(昭和55年守口市門真市消防組合規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の受領、配付及び収受(第10条―第14条)
第3章 起案、決裁及び合議(第15条―第25条)
第4章 公示及び令達(第26条・第27条)
第5章 浄書(第28条)
第6章 発送(第29条―第31条)
第7章 保管、保存及び廃棄(第32条―第40条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、本組合における文書管理について必要なことを定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(1) 文書 文字、符号、形象等を用い、紙、マイクロフィルム、磁気テープ、磁気又は光ディスクその他これらに類する媒体に意思表示を永続的に記録したものをいう。
(2) 課長 消防本部の課及び消防署にあっては予防査察課の長をいう。
(3) 課 前号の課長が置かれている課をいう。
(4) 受領 本組合に到達した文書を総務課(以下「文書主管課」という。)が受け取ることをいう。
(5) 配付 到達文書を文書主管課から課に引き渡すことをいう。
(6) 収受 到達文書を課が受け取り、到達を確認する行為をいう。
(7) 起案 本組合の意思決定をするための原案を作成することをいう。
(8) 決裁 決裁権者が最終的な意思を確定することをいう。
(9) 合議 起案内容が他の課に関係がある場合にその関係課の承認を求めることをいう。
(10) 保管 課が処理中又は処理済みの文書を管理することをいう。
(11) 保存 課が文書を管理することをいう。
(12) 廃棄 保存期間を経過した文書を処分することをいう。
(文書管理の基本)
第3条 事務は、原則として文書により処理しなければならない。
2 文書は、事務能率の向上に役立つように常に正確かつ迅速に取扱い、適正に管理しなければならない。
3 文書は、行政活動において最も基本的かつ不可欠な伝達の手段である。したがって文書は、市民に分かりやすく、適正に取り扱われなければならない。
4 重要な文書は、その保管に万全を期するとともに、非常災害時等には、いつでも持ち出すことができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
5 文書は、課長の許可を得ないで公務のほかは持ち出し、他人に示し、又は写させてはならない。
6 コンピュータ、OA機器等を用いた文書は、別に定めるもののほか、この規程により適正に管理しなければならない。
(文書主管課長の職務)
第4条 総務課長(以下「文書主管課長」という。)は、本組合における文書事務が、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、指導しなければならない。
2 文書主管課長は、文書事務の調整を図るため必要があるときは、文書主任等会議を開催することができる。
(課長の職務)
第5条 課長は、課内の文書事務の一般を総括するとともに、その処理が適正かつ円滑に行われるように留意し、指導しなければならない。
(文書主任及び文書取扱者)
第6条 課に文書主任及び文書取扱者を置く。
2 文書主任はその課の管理職員のうちから、文書取扱者は所属員のうちからそれぞれ課長が指定する。
3 課長は、文書主任及び文書取扱者を指定し、又は変更したときは、直ちにその氏名を文書主管課長に通知しなければならない。
(文書主任及び文書取扱者の職務)
第7条 文書主任は、課長の命を受けて、その課における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の引継ぎに関すること。
(5) コンピュータ、OA機器等を用いた文書の取扱いに関すること。
(6) その他文書事務の指導及び改善に関すること。
(文書の番号及び記号)
第8条 受発文書には、番号及び記号を付けなければならない。ただし、簡易なもの及び庁内事務連絡については、省略する。
(1) 文書処理の年度ごとに一連の文書番号を付けるものとする。ただし、往復文書は、同一番号を用い、「の2」(文書主管課長又は課長が必要と認めるときは、「の3」以降)の枝番号を付けるものとする。
(2) 前号の文書番号の前に次の区分により記号を付けなければならない。
区分 | 記号 |
消防本部 | 守門(課の首字)第 号 |
守口消防署 | 守消第 号 |
門真消防署 | 門消第 号 |
2 公示及び令達文書は、文書処理の年度に従い、文書主管課において一連の順位番号を付けるとともに、順位番号の前に次の区分により記号を付けなければならない。
区分 | 記号 |
告示 | 守門消組告示第 号 |
公告 | 守門消組公告第 号 |
訓令 | 守門消組訓令第 号 |
訓 | 守門消組訓第 号 |
内訓 | 守門消組内訓第 号 |
達 | 守門消(課の首字)達第 号 |
指令 | 守門消(課の首字)指令第 号 |
3 組合議会の議決若しくは同意を要し、又は報告に係る文書は、議案整理簿により文書処理の年度に従い一連の順位番号を付けるものとする。
(文書処理の年度)
第9条 文書処理の年度は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、条例、規則その他文書主管課長が指定する文書は、毎年1月1日から同年12月31日までとする。
第2章 文書の受領、配付及び収受
(文書の受領及び配付)
第10条 本組合に到達した文書は、課において直接受け取ったものを除き、文書主管課において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は、閉封のまま配付する。ただし、配付先の不明な文書は、開封することができる。
(2) 文書は、特殊文書(現金書留、配達証明、内容証明、特別送達を含む。)を除き各課に配付する。この場合において、速達文書(定例的なものを除く。)は、直ちに配付しなければならない。
(3) 特殊文書は、特殊文書処理簿に記載し、文書主任に配付して、その受領印等を徴する。
(関連文書の配付)
第11条 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深いと認められる課に配付するものとする。この場合において、軽重の定め難いときは、関係課に連絡し、文書主管課長がその配付先を定めるものとする。
(執務時間外における文書の取扱い)
第12条 毎日勤務者の執務時間外における文書の取扱いについては、交替制勤務責任者が管守するものとする。
(文書の収受)
第13条 文書主任は、前3条の規定により配付を受け、又は直接受け取った文書を次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) その所管に属さない文書があるときは、直ちに文書主管課に返還すること。
(2) 次条の基準により公文書と私文書とを区別し、私文書と判定した文書は、名あて人に直接受け渡すこと。
(3) 文書を開封し、その内容を点検すること。
(4) 所定の箇所に収受印を押印し、文書処理簿に記載すること。
(5) 課長の査閲をうけること。
2 課長は、配付文書を査閲したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 具体的な処理方針を示すこと。
(2) 担当管理職員に交付すること。
(3) その内容が重要なもので、直接上司の指示又は承認を受ける必要があると認められるときは、速やかに上司に供覧し、その指示等をうけること。
(4) その内容が他の課に関係があると認められるときは、当該文書の写しを送付するか又は関係課長の閲覧をうけること。
3 前2項の規定にかかわらず、成規定例文書又は処理経過を必要としない次に掲げる文書は、文書処理簿の記載を省略し、課の職員が収受することができる。
(1) 単なる通知書、諸届、案内状、軽易な照会、定期報告(日報、旬報、月報の類)、見積書、請求書、領収書その他これに類するもの。
(2) 新聞、雑誌その他これに類する印刷物
(公文書と私文書との区別の基準)
第14条 公文書と私文書との区別を判断する一応の基準は、次のとおりとする。
(1) 「本組合何課長誰々」、「何係長」又は「何係誰々」と職名又は所属名と個人名を併記してある文書は、「親展」の表示のない限り公文書とする。
(2) 「本組合内誰々」と個人名を記載してある文書は、私文書とする。
第3章 起案、決裁及び合議
(起案)
第15条 文書の起案は、次に掲げる場合を除き、起案用紙により処理しなければならない。
(1) 余白処理(内容が軽易な場合で、文書の余白に処理案を添付し、又は記載して起案することをいう。)
(2) 帳簿処理(成規の様式などによる帳簿に処理案を記載して立案することをいう。)
2 文書の起案は、次に掲げる要領により処理しなければならない。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の類目、保存種別等が同一性のものである場合には、「2案、3案」等の順位により処理するものとする。
(2) 起案文書には、件名を標記し、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載し、内容が複雑なときは、できるだけ箇条書きにすること。
(3) 準拠法規その他参考資料は、要旨を抜書きして添えること。
(4) 起案文書には、守口市門真市消防組合事務決裁規程(平成4年守口市門真市消防組合規程第1号)及び守口市門真市消防組合消防本部事務決裁規程(平成4年守口市門真市消防組合規程第2号)の定める決裁区分により表示しなければならない。
(5) 起案文書の内容が次のいずれかに該当する場合については、それぞれ所定欄に表示すること。
重要 重要なもの
至急 至急処理を要するもの
秘 機密を要するもの
組合議会議案 議会に付議すべきもの
公示 条例等公示すべきもの
令達 訓令等指揮命令すべきもの
(6) 機密を要するものについては、封筒に入れる等他に見られない処置を施すこと。
(重要事項の起案)
第16条 管理者又は消防長の決裁を受けるべき事項で、重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ管理者又は消防長の処理方針を確かめた後、起案しなければならない。
(文書作成の要領)
第17条 文書は、次に掲げるところにより、作成しなければならない。
(1) 文案は、できるだけわかりやすく簡潔に表現すること。
(2) 文体は、「である」又は「ます」を基調とする口語体を用い、原則として左横書きとすること。
(3) 用字は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に、用語は、公用文作成の要領(昭和27年内閣閣甲第16号)によること。
(4) 字句を訂正するときは訂正すべき字句の上に線2本を引き、挿入するときは挿入すべき字句のわきに記入して、これに証印すること。
(5) 他の課に関係のある事案については、あらかじめ当該関係課と十分協議すること。
(公文例)
第18条 公示・令達文書、議案文書及び一般文書等の公文例については、別に定める。
(文書の審査)
第19条 決裁文書については、次に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める者がその形式、用字、用語等を審査する。
(1) 条例、規則、規程、要綱その他文書主管課長が必要と認める文書 文書主管課長
(2) 前号に掲げる文書以外の文書 文書主任
(合議)
第20条 他の課に関係のある事案の決裁は、あらかじめ当該関係課の合議を経てしなければならない。
(合議文書の疑義及び廃案等の通知)
第21条 合議を受けた文書は、直ちに査閲し、同意又は不同意を決定しなければならない。やむを得ず査閲に日時を要するときは、その理由を主管課に通知しなければならない。
2 合議を受けた文書について意見を異にするときは、主管課と協議し、意見が一致しないときは、その意見を添えて決裁を受けなければならない。
3 合議を経た文書でその要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(代決文書の後閲)
第22条 起案文書で上司不在のため代決した事項のうち重要なものは、代決者において当該文書の上欄余白に、
の朱印を表示し、事後直ちに閲覧に供さなければならない。
(決裁の取扱い)
第23条 管理者又は消防長の決裁を受ける手続きは、文書主管課長が行い、その文書の進行を図るものとする。
2 機密に属し特に慎重な取扱いを要するもの、緊急処理を要するもの又は内容が複雑なものは、主管課長等が携帯して説明し、決裁を受けなければならない。
(組合議会議案の取扱い)
第24条 組合議会の議決若しくは同意を要し、又は報告に係る文書で、決裁を受けたものは、文書主管課に送付しなければならない。
2 前項の原議書は、組合議会議長から会議結果の報告があったとき、直ちにその結果を原議書に記入のうえ、文書主管課において保管するものとする。
(公示及び令達の原議書の取扱い)
第25条 公示及び令達(達及び指令を除く。)の文書は、決裁後その原議書を速やかに文書主管課に回付しなければならない。
第4章 公示及び令達
(公示及び令達文書の種類)
第26条 公示文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 法令、条例又は規則に基づいて管内の全部又は一部に周知させるために公示するもの
(4) 公告 告示以外で管内の全部又は一部に一定の事項を周知させるために公示するもの
2 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 訓令 庁内一般若しくは特定の課又はそれらの職員に対して事務処理又は一定の事項につき一般的に指揮命令するもの
(2) 訓 特定の課又はその職員に対して事務処理又は一定の事項につき個別的に指揮命令するもの
(3) 内訓 訓令又は訓のうち機密に属する事項を指揮命令するもの
(4) 達 特定の個人又は団体に対し、指揮命令するもの
(5) 指令 申請、願出、伺出等に対して、許可し、認可し、指示し、又は命令するもの
(公示及び令達事務)
第27条 公示及び令達事務は、公示文書については公告式番号簿に、令達文書(達及び指令を除く。)については訓達番号簿にそれぞれ記載し、文書主管課で処理するものとする。
第5章 浄書
(浄書の方法)
第28条 決裁済文書の浄書は、原則として主管課において行うものとする。ただし、特に複雑で困難なものについては、文書主管課において行うものとする。この場合浄書・印刷依頼票に必要事項を記入のうえ決裁済文書を添え文書主管課に提出しなければならない。
2 前項により回付された文書は、希望期日までに浄書しなければならない。ただし、処理量その他の事情で希望期日までに完了することができないときは、主管課と協議して適当な処置をとらなければならない。
第6章 発送
(発送文書の記名)
第29条 発送文書は、管理者名(法令により消防長又は消防署長の権限に属するものはそれぞれの長名)を用いなければならない。ただし、次に掲げる場合においては、それぞれに定める発信者名を用いることができる。
(1) その内容が軽易なものにあっては、副管理者、消防長、署長若しくは課長名
(2) 対内文書にあっては、特に重要事件を除き課長名
(公印の押印)
第30条 発送文書には、原則として公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものにあっては、この限りでない。
(1) 一時に大量の発送を必要とするもの及び印刷物については、守口市門真市消防組合公印規程(昭和47年守口市門真市消防組合規程第3号)第7条の規定によるものとする。
(2) 性質上不要と認められるもの及び前条各号に掲げる発信者名の文書については、その押印を省略するものとする。
(3) 公印を押印し難い場合は、発信者名の下に「(公印省略)」を記載するものとする。
2 公印を押す必要のある文書で原議書のないもの(給与証明等)は、公印使用簿に記載のうえ、公印管守者に申し出なければならない。
(対外文書発送の手続)
第31条 対外文書を発送するときは、主管課において決裁等必要な手続きを経て、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 郵送を要する文書は、郵送に必要な包装をし、発送年月日及び差出課名を明記し、文書主任が取りまとめ、郵便物差出伝票により退庁時限2時間前までに文書主管課に差し出すこと。
(2) 機密に属するもの、又は親展の取扱いを必要とするものは、その文書及び封皮に
又は
の朱印を押し、他に見られないようにすること。
2 前項により回付をうけた文書は、文書主管課が発送する。
第7章 保管、保存及び廃棄
(担当者の文書の整理)
第32条 担当者は、常に未完結文書(未処理文書を含む。以下同じ。)及び完結文書を次に掲げるところにより区分整理しなければならない。
(1) 未完結文書は、文書主任が指定した保管場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにすること。
(2) 完結した文書は、処理過程及び分類、種別、認印等を確認し、速やかに文書主任に引き継ぐこと。
(完結文書の編集)
第33条 文書主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、直ちに照査し、次に掲げるところにより編集しなければならない。
(1) 同じ種類の文書を処理年度別に取りまとめ、完結年月日順に編集し、成冊すること。
(2) 保存文書の表紙に分類、年度、保存種別、文書名及び課名を記載すること。
(3) 保存文書の表紙は、簿冊の種別を明確にするため、第4種以上を次の色別によって表示するものとする。
第1種 赤色
第2種 青色
第3種 黄色
第4種 黒色
(4) 年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した年度の分につづること。
(5) 同一事件であって、数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編集すること。
(6) 図面、計算書の類で一般文書に編集するときは、適宜に折りたたみ、編集すること。
(7) 文書の編集は、厚さ約6センチメートルを標準として製本する。ただし、分冊したものには、1、2の符号を付け、合冊したものは、各項目を標記すること。
(8) 紙数又は編集の都合により2年以上にわたる文書を1冊とすることができる。この場合には区分紙を差し入れて年度の別を明らかにすること。
(9) 調査書類、図面類等で同一簿冊に編集し成冊することができないものは、所定の箱に入れ整理しなければならない。
(10) 文書編てつ目次を付けること。ただし、第5種に属するものは、文書編てつ目次を省略することができる。
(完結文書の保管)
第34条 文書主任は、前条の規定により編集した文書について保存目録を作成し、8月末日までに文書主管課長に合議のうえ、課において保存しなければならない。
(書庫の管理)
第35条 書庫は、消防本部にあっては文書主管課長、消防署にあっては予防査察課長が管理する。
(文書の保存期間及び分類)
第36条 文書は、その重要度に応じて保存期間を次の5種とする。ただし、法令その他別に定めのあるものは、この限りではない。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の分類及び保存種別の標準は、別に作成した文書分類表によるものとする。
3 文書分類表は、各課長と合議のうえ、文書主管課長が作成する。
(保存文書の閲覧又は貸出し)
第37条 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、消防本部にあっては文書主管課長、消防署にあっては予防査察課長の承認を受けなければならない。
(廃棄)
第38条 課長は、毎年8月末日までに保存期間の経過した保存文書を調査し、廃棄目録を作成して文書主管課長に合議のうえ、その保存文書の廃棄手続きをしなければならない。
2 第1種に属する文書であって、20年を経過して保存の必要がないと認めるときは、第1項の手続きに準じて廃棄することができる。
3 前2項の規定により廃棄を決定した文書は、古紙としてリサイクルし、又は焼却するものとする。この場合において、機密に属するものは、他に悪用されないように最善の方法をとらなければならない。
(継続保存を要する場合)
第39条 課長は、保存年限を経過してなお保存の必要があると認めた文書は、文書主管課に合議のうえ期間を定めて保存することができる。この場合において、当該文書にはその理由を朱書しなければならない。
(その他)
第40条 この規程に定めるもののほか文書管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成8年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 平成7年1月1日を始期とする文書の改正後の守口市門真市消防組合文書取扱規程(以下「新規程」という。)第9条本文の規定による文書処理年度の終期は、平成8年3月31日とする。
附則(平成21年3月16日守口市門真市消防組合規程第1号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月6日守口市門真市消防組合規程第1号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(平成31年4月1日守口市門真市消防組合規程第9号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月28日守口市門真市消防組合規程第1号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。